Những lưu ý gúp bạn tìm được văn phòng cho thuê với giá tốt nhất

1, Giá thuê văn phòng liệu có quan trọng?
Câu trả lời là có. Giá thuê sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí bạn cần phải trả cho việc thuê văn phòng. Nhưng giá thuê chỉ là một phần và trong phần lớn trường hợp, giá thuê chưa phản ánh được toàn bộ chi phí khách thuê phải chi trả. Vì vậy, bạn đừng vội kí kết hợp đồng thuê văn phòng nếu chỉ dựa trên việc so sánh giá thuê.
Thông qua bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn cảnh giác với những chi phí “ẩn”, cũng như hiểu rõ hơn những thủ thuật để có thể đàm phán thuê được văn phòng với giá tốt nhất

nhung-luu-y-giup-ban-tim-duoc-van-phong-cho-thue-voi-gia-thap-nhat2) Phương pháp đo diện tích
Khách thuê thường chỉ tập trung so sánh và đàm phán về mức giá thuê/m2 nhưng lại thường bỏ sót đến phần diện tích thuê (phương pháp đo, tiến hành đo lại diện tích thực tế…) trong khi đấy cũng là nhân tố chính quyết định đến chi phí
Trong nhiều trường hợp, khách thuê thường dễ dàng chấp nhận con số tòa nhà đưa ra, hoặc áp dụng số m2 trên bản vẽ tòa nhà cung cấp mà không đặt ra câu hỏi xem cách xác định diện tích ấy đã chính xác chưa.
Phương pháp đo diện tích theo thông thủy thường cho ra con số ít hơn 3-5% khi đo theo diện tích xây dựng (đo theo mép ngoài của tường). Diện tích thực tế khách hàng sử dụng phụ thuộc nhiều vào phương pháp đo, đo theo tim tường hay mép ngoài của tường, đã trừ đi diện tích cột bên trong hay chưa?
3) Diện tích cho thuê được tính theo cách đo diện tích Gross hay Net
Sự khác biệt giữa cách tính diện tích GROSS và NET sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê văn phòng mà doanh nghiệp phải trả. Trên thực tế, nếu cao ốc văn phòng bạn đang thuê sử dụng cách tính diện tích GROSS, bạn sẽ phải trả thêm từ 20-30% chi phí cho diện tích công cộng.
Vậy diện tích Gross và diện tích Net là gì? Bạn có thể tham khảo thêm tại 1 chuyên mục khác: Những điều bạn cần biết về diện tích Net & diện tích Gross khi thuê văn phòng
4) Trả tiền cho diện tích không hữu ích
Đó là phần diện tích được tính vào tổng diện tích thuê, bạn vẫn phải chi trả nhưng hầu như không thể sử dụng được vào bất cứ việc gì. Ví dụ: các góc chết, các góc có hình dạng bất thường trong văn phòng, diện tích lồi lõm…
5) Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng
Các chủ tòa nhà thường đưa vào điều khoản tăng giá thuê theo từng năm, hoặc tăng khi tái kí hợp đồng. Một số tòa nhà áp dụng điều khoản khác như giá thuê mỗi năm thay đổi theo giá thị trường
Một số điều khoản tưởng chừng rất công bằng khi quy định theo giá thị trường, có thể tăng hoặc giảm. Nhưng thực tế, khách thuê luôn rơi vào vị trí đàm phán yếu hơn khi đàm phán tái kí hợp đồng, do đã phải bỏ ra khá nhiều chi phí cho vấn đề nội thất văn phòng, cũng như vô vàn chi phí khác nếu phải setup văn phòng mới.
6) Tỷ giá quy đổi khi thanh toán
Mọi khoản giao dịch đều được quy đổi từ USD sang VNĐ. Trong hợp đồng thuê nên làm rõ sẽ lấy tỉ giá của ngân hàng nào? Tỉ giá mua vào, bán ra, hay tỉ giá chuyển khoản.
7) Hãy chắc chắn rằng bạn đã tổng hợp, xem xét tính hợp lý của tất cả các yếu tố chi phí, trước khi ký kết hợp đồng thuê
Giá thuê
Phí dịch vụ
Tiền điện điều hòa
Chi phí điện năng khác (chiếu sáng, máy tính .v.v.)
Tiền nước
Chỗ đỗ xe
Chi phí làm ngoài giờ
8) Xem xét chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất
Trần thạch cao đã hoàn thiện hay chưa? Sàn thô hay đã lát gạch/thảm/gỗ, cửa đã có chưa?
Không có một quy chuẩn chung nào về hiện trạng diện tích thuê khi bàn giao tại các tòa nhà. Khách hàng cần tự cân nhắc và so sánh các khoản chi phí cho việc đầu tư vào nội thất văn phòng.
9) Một số lưu ý về kỹ thuật chào giá, các loại chi phí thuê văn phòng
Các chủ tòa nhà thường có xu hướng báo giá thuê sơ bộ chưa bao gồm phí dịch vụ để tạo cảm giác giá thấp nhằm thu hút khách thuê, nhưng thực tế khi cộng tất cả các khoản phí (phí dịch vụ/ phí quản lý, phí ngoài giờ, phí giữ xe.v.v), con số cuối cùng sẽ không còn thấp nữa
Vậy phí dịch vụ là gì? Về cơ bản, phí dịch vụ được dùng để chi trả cho những hoạt động tu sửa làm mới kiến trúc tòa nhà cũng như nội thất bên trong. Song song đó, phí dịch vụ còn được dùng để bảo dưỡng định kỳ cũng như nâng cấp các thiết bị điện bên trong nhà, cụ thể có thể kể đến hệ thống điện, hệ thống máy lạnh trung tâm, thang máy, thang chuyển hàng, hệ thống camera CCTV…
Phí ngoài giờ là gì? Phí ngoài giờ là phụ phí được tính khi khách thuê làm việc quá thời gian quy định của tòa nhà trên hợp đồng. Túy tưng tòa nhà sẽ có các kiểu tính phí dịch vụ khác nhau
Phí giữ xe: tòa nhà có chính sách miễn phí đỗ ô tô, xe máy hay không ?
10) Chi phí trong thời gian làm nội thất
Các tòa nhà thường áp dụng chính sách miễn phí tiền thuê (từ 7-30 ngày tùy diện tích thuê) để khách thuê hoàn thiện phần nội thất; nhưng họ vẫn thu phí dịch vụ (hay còn gọi là phí quản lý)
Một số tòa nhà ưu đãi thêm cho khách thuê bằng cách miễn luôn phí dịch vụ. Họ chỉ phụ thu tiền điện sử dụng (theo đồng hồ điện) trong quá trình thi công nội thất.
11) Chắc chắn về mọi chi phí phải trả trước khi đặt cọc giữ chỗ
Quy trình đàm phán khi thuê văn phòng thường bao gồm 2 công đoạn
Kí thư mời thuê (Offer Letter / Offer to Lease) Khách thuê sẽ chuyển phần tiền cọc giữ chỗ tương đương với 01 đến 03 tháng tiền thuê (tùy từng chính sách tòa nhà)
Kí hợp đồng chính thức và thanh toán kỳ đầu + số tiền đặt cọc còn lại( nếu có )
Các thư chào giá ban đầu thường không liệt kê tất cả các vấn đề liên quan đến các khoản phí mà khách thuê phải trả. Khách thuê nên yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản dự thảo hợp đồng và nên đàm phán, quy định rõ mọi vấn đề liên quan đến chi phí, giá cả, phát sinh.v.v. trước khi tiến hành chuyển tiền cọc giữ chỗ
12) Làm gì khi không thể đàm phán đơn giá thuê
Có một lý do để các tòa nhà thường không thể giảm giá thuê quá nhiều, do họ đứng trước khả năng phải giảm giá tương tự cho các khách thuê hiện tại ở tòa nhà. Vậy nên thay vì cố gắng đàm phán về giá thuê, bạn nên thử gợi ý họ:
Miễn phí toàn bộ (hoặc một phần) chi phí gửi xe
Miễn phí một vài tháng tiền thuê. Ví dụ hợp đồng 2 năm, mỗi năm miễn phí 1 tháng tiền thuê. Hoặc đặt cọc 6 tháng thì tặng thêm 1 tháng tiền thuê
Tăng thời gian làm việc trong ngày mà không phải trả thêm phụ phí ngoài giờ
13) Các đơn vị dịch vụ thuê văn phòng có thể hỗ trợ rất nhiều trong quá trình đàm phán
Các đơn vị tư vấn là người nắm rất rõ vị thế đàm phán của đôi bên.
Đơn vị tư vấn có thể cung cấp thêm nhiều thông tin giá trị, hỗ trợ cho khách thuê trong quá trình đàm phán hợp đồng
Cung cấp các thông tin bên lề về hiện trạng của tòa nhà: diện tích trống còn nhiều không? Đã trống trong thời gian bao lâu, thời gian tới có khách hàng nào trả mặt bằng không…
Hỗ trợ để khách thuê đàm phán trực tiếp với người có thẩm quyền quyết định, thường thì sẽ hiệu quả hơn đàm phán với nhân viên
Cung cấp thêm các thông tin về giá cả, chi phí của các tòa nhà đối thủ, hoặc của các khách thuê khác từng thuê trong tòa nhà
Bạn đang cần tư vấn trong quá trình tìm thuê văn phòng? Hãy liên hệ với văn phòng cho thuê qua hotline 0903.226.595. Miễn phí hoàn toàn mọi dịch vụ.